02-01-F15-PT-INGE-025-Cargue de interfaces de terceros

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

OPTIMA-Actualización de terceros por Interfase

FIDUCOLOMBIA

Manual de usuario

 

 

 

 

Contenido

1.    Objetivo    3

2.    Alcance    3

3.    Cómo ingresar    5

4.    Funcionalidades    5

5.    Generalidades    5

6.    Seguridad    5

7.    Historia de Cambios    6

8.    Aprobaciones    6

 

 

1. Objetivo
   

Guiar al usuario en el proceso de cargue masivo de información de terceros por medio de una interfaz.

1. Alcance
   

V 12.0

 

1. Cómo ingresar
   

Ingrese al menú de Actualización/Actualización de terceros – F15 .Cargue de interfaz

1. Funcionalidades
   

El proceso de cargue de interfaz de terceros es una nueva opción del aplicativo que permite realizar las operaciones de creación y/o actualización de la base de datos de terceros de OPTIMA.

El proceso comienza desde la creación de archivo de datos de terceros en Excel, hasta la actualización de los datos en los archivos de terceros de ÓPTIMA.

 

HEINSOHN BUSINESS TECHNOLOGY SISTEM Cliente 0000024110 - YCASTILLO

OPTIMA Versión c12 20/10/0304

ACTER50 Cargue de interfaces de Terceros 11:12:11

----------------------------------------------------------------------------

 

Archivo interfase de terceros: .csv

 

 

 

F10=Confirmar, F12=Anterior

 

Esta pantalla presenta las siguientes funciones

 

F10     Confirmar. Somete el proceso para que sea actualizada la base de datos de óptima

F12             Anterior. Se posiciona en la pantalla anterior

 

Valida:

 

• De no encontrarse el archivo en la carpeta IFS configurado por la variable RUINTE que se presenta en el documento de despliegue el proceso presenta un mensaje de error informando que el archivo no existe.
  
• Si se deja en blanco el campo Archivo interfase de terceros el proceso presenta un mensaje de error.
  

 

 

Especificaciones del archivo Excel para cargue de información

 

La estructura que se debe crear para el cargue de información es la siguiente:

 

ESTRUCTURA ARCHIVO PARA CARGUE DE TERCEROS
Código	Longitud	Decimales	Tipo	Especificaciones y Observaciones	Validaciones en OPTIMA
Código tercero	13	0	Numérico	Campo numérico debe ir alineado a la derecha con espacios a la izquierda	Campo obligatorio de encontrarse vació presenta por pantalla el mensaje que informa que el código de identificación se encuentra en blanco. De encontrasen caracteres alfanuméricos presenta en pantalla el mensaje "El archivo contiene caracteres no validos en campo numérico"
Digito de chequeo	1	0	Numérico	Campo numérico debe ir alineado a la derecha con espacios a la izquierda	Campo Opcional para FIDUCOLOMBIA
Nombre del tercero	50			Sin caracteres especiales	Campo obligatorio: de encontrarse el tipo de documento como "N" Campo opcional: de encontrarse el tipo de documento diferente de "N" No se deben presentar caracteres como son "ñ, / * - + . , ; " entre otros.
Tipo de identificación	1			su valor debe existir en el archivo RNGIDE (rangos de identificación)	Si existir el tipo de identificación con un rango diferente del parametrizado en la entidad RNGIDE el proceso presenta el mensaje "Tipo de identificación errada" Si el rango de identificación del plano corresponde a varios tipos se actualiza el que llega en el plano. Si no existe el rango de identificación en Óptima el proceso genera mensaje de error. De existir este campo en blanco en el spool presenta mensaje "Tipo de identificación en blanco".
Dirección	50			Sin caracteres especiales	De existir en el plano una identificación con caracteres especiales el proceso presenta mensaje de error en el spool De existir direcciones inferiores a 5 caracteres el proceso presenta mensaje de error en el spool. De existir la dirección errada en optima el proceso presenta mensaje de error en el Spool. De existir este campo en Blanco en el spool presenta mensaje de error.
Teléfono	7	0	Numérico	valor de numérico valor de 7 dígitos	De existir este campo en Blanco en el spool presenta mensaje de error. De existir caracteres especiales y Alfabéticos en el plano se presenta mensaje de error en el spool.
Clase de tercero	3			Sin caracteres especiales, debe existir en archivo CLASTE clase de terceros	De existir este campo en Blanco en el spool presenta mensaje de error. De existir en el archivo plano una clase diferente a las que se encuentran en óptima (Archivo CLASTE) el proceso presenta mensaje de error en el spool.
Nombre 1	20			Sin caracteres especiales	De existir caracteres especiales y numéricos en el plano se presenta mensaje de error en el spool. De existir este campo en Blanco en el spool presenta mensaje de error.
Nombre 2	20			Sin caracteres especiales	De existir caracteres especiales y numéricos en el plano se presenta mensaje de error en el spool.
Apellido 1	20			Sin caracteres especiales	De existir caracteres especiales y numéricos en el plano se presenta mensaje de error en el spool. De existir este campo en Blanco en el spool presenta mensaje de error
apellido 2	20			Sin caracteres especiales	De existir caracteres especiales y numéricos en el plano se presenta mensaje de error en el spool.
Código de Área	6	0	Numérico		No aplica para FIDUCOLOMBIA
Nombre de ciudad	15				No aplica para FIDUCOLOMBIA
Tipo contribuyente	3				No aplica para FIDUCOLOMBIA
Estado	1				No aplica para FIDUCOLOMBIA
Representante	50				No aplica para FIDUCOLOMBIA
Tipo régimen	2	0	Numérico		No aplica para FIDUCOLOMBIA
Teléfono 2	20				De existir este campo en Blanco en el spool presenta mensaje de error
Fax tercero	12			Solo caracteres numéricos	No aplica para todos los clientes
E-mail tercero	70			Sin caracteres especiales	De existir en el plano el proceso valida que: se encuentre con el usuario correctamente. Que se encuentre digitado el @. Que el Dominio sea correcto.
ICA compras	2	0	Numérico		No aplica para FIDUCOLOMBIA
ICA servicios	2	0	Numérico		No aplica para FIDUCOLOMBIA
RTE compras	2	0	Numérico		No aplica para FIDUCOLOMBIA
RTE servicios	2	0	Numérico		No aplica para FIDUCOLOMBIA
Código ciudad-tercero	5			Código debe existir en tabla CIUDAD, obligatorio para Bancolombia	De encontrarse en blanco presenta el mensaje "Código ciudad en blanco" en el spool. Si el Código ciudad – tercero del plano no se encuentra en la entidad de ciudades de optima el proceso genera error al spool presentando el mensaje "Código de ciudad no existe"
Código activid-tercero	5			Código debe existir en tabla ACTARC, obligatorio para Bancolombia	De encontrarse en blanco presenta el mensaje "Código actividad económica en blanco en blanco" en el spool. Si el Código actividad – tercero del plano no se encuentra en la entidad de actividades de optima el proceso genera error al spool presentando el mensaje "Código de actividad económica no existe"
Código departamento	2			Código debe existir en tabla DEPARC, obligatorio para Bancolombia	Valida que exista en la tabla de departamento DEPARC De existir este campo en Blanco en el spool presenta mensaje de error.
Código país	4			Código debe existir en tabla PAISES, obligatorio para Bancolombia	De existir este campo en Blanco en el spool presenta mensaje de error "Código país no existe". Si el código de país del plano no se encuentra en la entidad países de optima el proceso genera error al spool "Código país en blanco"
origen G-GESTOR,B-BANCO	1				Debe existir en la lista ORITED de no existir presenta mensaje "Origen no existe" en el spool
Estado A-aprobado-blanco	1				Debe existir en la lista ES1TED de no existir el valor que trae el plano presenta error "Estado no existe"
Tipo de actualización	1			C = Creación de tercero, M = Modificación o actualización de tercero	Si el campo se encuentra en 'C' de creación el proceso actualiza las identificaciones que no existen en Óptima. De existir terceros en Optima el proceso presenta en el spool los códigos de los terceros con su correcta descripción de error Si el campo se encuentra en 'M' de modificación el proceso Actualiza la información de Optima con la que llega de la interfaz. De no existir terceros en Optima el proceso presenta en el spool los códigos de los terceros con su correcta descripción de error

 

De encontrarse con problemas algunos de los registros Es presentado un listado en el spool especificando el nombre de archivo que se subió, No de línea del plano (.scv), campo errado y la descripción detallada del campo errado.

 

ACTER53 Validación de Interfase de Terceros

YCASTILLO

Archivo interfase: TOD1 ____________________________________________________________________________________________

Nro línea Campo Errado Detalle

 

Más...

F3=Salir F12=Cancelar F19=Izquierda F20=Derecha F24=Más teclas

 

 

 

El archivo TERCET presenta la estructura que recibe los datos de la interfase para validación de cada dato y su estructura es la siguiente:

 

Campo	Descripción	Long	Dec
CODTET	Código tercero	13	0
DIGTET	Digito de chequeo	1	0
NOMTET	Nombre del tercero	50
TIPTET	Tipo de identificac	1
DIRTET	Dirección	50
TELTET	Teléfono	7	0
CLATET	Clase de tercero	3
NO1TET	Nombre 1	20
NO2TET	Nombre 2	20
AP1TET	Apellido 1	20
AP2TET	apellido 2	20
COATET	Código de Área	6	0
CINTET	Nombre de ciudad	15
TICTET	Tipo contribuyente	3
ESTTET	Estado	1
REPTET	Representante	50
TIRTET	Tipo régimen	2	0
TELTE1	teléfono	20
FAXTET	Fax tercero	12
EMATET	E-mail tercero	70
ICCTET	ICA compras	2	0
ICSTET	ICA servicios	2	0
RECTET	RTE compras	2	0
RESTET	RTE servicios	2	0
CCDTET	Código ciudad-terce	5
CAETET	Código activid-terc	5
CDDTET	Código departamento	2
PAITET	Código país	4
ORITET	Origen G-GESTOR,B-BANCO,OOPT	1
ES1TET	Estado A-aprobado-blanco	1
TIETET	Tipo de actualización	1

 

 

El TITARC es un plano temporal con una longitud de 422 caracteres que funciona como puente para el proceso entre el archivo de la IFS y la estructura en TERCET.

 

 

Recomendaciones:

 

• El archivo debe salvarse en formato CSV(Delimitado por comas)
  

 

• En el caso de creación de un tercero, se deben llenar todos los campos que son obligatorios, dependiendo del cliente y en tipo de actualización debe ir C.
  

 

• En el caso de modificación de datos de un tercero, se llena la identificación del tercero, los datos o columnas a modificar y en el tipo de actualización debe ir M. El resto de espacios debe estar en blanco, incluso los que son tipo numérico.
  

 

• No se puede solicitar actualización o modificación de la identificación del tercero. En este caso, se debe eliminar el tercero en ÓPTIMA y crearlo nuevamente. El resto de datos se pueden modificar siempre y cuando su contenido sea válido según las especificaciones dadas en el cuadro de la estructura.
  

 

• Se debe conservar la estructura definida, Todas las columnas se deben enviar así no tengan datos.
  

 

• El proceso solo actualizara las entidades de optima si todos los terceros a subir cumplen con las validaciones mencionadas anteriormente
  

 

1. Aprobaciones
   

Fecha	Nombre	Firma
05-03-2010	Yenni Castillo Salamanca	Yenni Castillo Salamanca